Desculpe, mas esta postagem vai quase em tom de "desabafo", quanto tempo se perde nos concílios, inclusive o SC-2010 perdeu um tempo enorme analisando os livros de atas dos Sínodos e corrigindo erros de estética, formatação, português.. que coisa doida...será que não dá para termos um sistema que faça as atas já na formatação necessária, considerando o Manual para Confecção de Atass Eletrônicas "+" o regulamento geral com respeito ao Livro de Atas dos Concílios!?!?
Ai fica aquela questão "aprova-se os atos e reprova-se as atas" ? Ou, registra-se um monte de observação e aprova-se ? Sei que são caminho lícitos de tramitar, mas ATÉ QUANDO?
Ah! E isto não é "privilégio" do Supremo Concílio somente, nos Sínodos, nos Presbitérios é a mesma coisa, exceto quando, quem vai verificar também NÃO CONHECE, neste caso passa-se um monte de erros e tudo e tudo bem.
Por exemplo, eu já vi correções "acaloradas" que quando o Concílio vai passar no livro de atas, passa de forma errada, oras, quem está corrigindo tem que pelo menos dar o exemplo e fazer de forma certa, a resolução tomada em plenário e transcrita para o livro, TEM QUE SEGUIR A FORMATAÇÃO CORRETA também.
Em tempo, sei que erros acontecem, todos nos estamos sujeitos a errar e fazer atas errado não é "pecado", exceto quando decorre de "relaxo" ai sim, é pecado!
CONTUDO, como este blog visa mostrar também caminhos que possam melhorar o dia-a-dia das Igrejas e Concílios, segue as dicas/sugestões:
1 - Que a nossa amada IPB crie um sistema que permita a automatização do procedimento quando a formatação, sequência dos conteúdos e itens obrigatórios, ASSIM ,teriamos somente os possíveis erros de conteúdo(ATOS!), e não gastariamos tanto tempo com erros que um sistema poderia facilmente resolver.
( Sei como fazer, mas me falta tempo, então a dica é VB.NET com integração com o Office que é o mais comum na grande maioria das igrejas - WORD);
2 - Que pelo menos o secretário leia, mas leia mesmo as orientações escritas nos dois caminhos que a IPB deixou de orientação, alías um complementa o outro. Quando for usar Ata Eletrônica não se pode esquecer o que consta no regulamento geral para atas escritas a mão, que, na dúvida e tentando ajudar, transcrevo, no que se refere ao CONTEÚDO:
Livro de Atas dos Concílio - Regulamento Geral , I..., II - Conteúdos das Atas:
"As atas devem conter:
1º - A hora, data e local da reunião do Conselho da Igreja. Nomes próprios por extenso, quando referidos na ata pela primeira vez.
2º - Os nomes usuais dos membros presentes do Conselho, e dos ausentes apontando-se quais dos presentes serviram respectivamente de Presidente e de dirigente da oração inicial, o que é imprescindível.
3º - O registro da leitura da ata anterior, ou de seu adiamento, devendo-se neste caso acrescentar o motivo determinante dessa anormalidade.
4º - O nome do candidato à profissão de fé e o registro de que o mesmo foi examinado quanto à sua fé, conhecimento do Evangelho e a prática da vida cristã e se foi aceito ou não.
5º - O relatório dos atos pastorais (se houver) dentre os principais ocorridos e de todas as celebrações sacramentais havidas no interregno do Conselho constando as mais das vezes esse relatório
dos seguintes itens:
a) O número de vezes em que foi celebrada a Santa Ceia, com as respectivas datas, locais e nomes dos ministros celebrantes;
b) Comunicação de admissão de membros comungantes, acompanhados dos seguintes dados: data e lugar de nascimento, sexo, procedência religiosa, estado civil, profissão, se sabe ler e escrever, se foi ou não batizado na infância; data, local e modo de recepção (CI/IPB Art.16 e alíneas), nome do celebrante, tendo-
se o cuidado de anotar à margem externa da ata o número de ordem de admissão;
c) Entrega dos dados relativos aos membros não-comungantes a serem arrolados, constando do nome, lugar e data do nascimento e sexo, nome dos pais e se ambos são professos ou qual deles o é; assim como o nome do celebrante, data (dia, mês e ano) e local do batismo, ou outras formas de recepção, tendo-se
o cuidado de anotar à margem interna o número de ordem de admissão;
d) Exposição sucinta dos principais fatos ocorridos na Igreja, como falecimentos e celebrações de cerimônia fúnebre, invocação da bênção matrimonial e casamento religioso (citando o número relativo ao Registro feito em livro próprio, conforme o Art.31 da Constituição da Igreja), mudanças de crentes e acontecimentos
que demandem providências.
6º - O registro de todas as resoluções tomadas pelo Conselho, não se devendo referir meras sugestões e propostas não-aprovadas, exceto se o proponente assim o requerer e isto lhe for concedido.
7º - A transcrição da Ata da Assembléia Eclesiástica da Igreja local, referente à eleição de oficiais, ou de pastores, quando ocorrer esse fato.
8º - A declaração da Ata da Assembléia Eclesiástica da Igreja local, referente à eleição de oficiais, ou de pastores, quando ocorrer esse fato.
9º - A declaração, finalmente, de que nada mais havendo que tratar, se encerrou a reunião, devendo-se ter o cuidado de registrar a hora de encerramento e o nome do dirigente da oração
final, que nunca deve ser omitida.
NOTA 1ª - À margem externa da página devem ser registrados os assuntos da matéria contida no trecho da ata imediatamente ao lado e, na margem interna, e sempre que possível com tinta diferente, o número da página em que esteja registra da uma emenda ou correção, referente ao trecho imediatamente ao lado, correção esta que se encontrará no final da mesma ata, ou em atas posteriores.
NOTA 2ª - Haverá ocasiões em que um caso específico e urgente, que precisa ser tratado, exija o adiamento de diversos trabalhos ordinários do Conselho, como relatórios, discussão de propostas, etc, o que será lícito fazer mediante a consignação do motivo imperioso; nunca, porém, será lícito deixar de observar
os itens 1º, 2º e 8º acima exarados.
NOTA 3ª - Nunca se deve omitir a relação dos passos antecedentes ao ato de disciplina de membros de Igreja, ou o registro da oração que deve ser feita após, a favor dos irmãos disciplinados.
III - Modo Correto de Lavrar as Atas:
1º - As atas deverão ser escritas sem entrelinhas, emendas ou rasuras.
2º - Serão toleradas somente as abreviações de títulos, tratamentos de deferência e expressões consagradas pelo uso geral, bem como pelas praxes da Igreja Presbiteriana do Brasil.
3º - Se na ata tiver havido algum engano, lapso de linguagem ou omissão, o Secretário poderá lavrar em seguida à mesma ata, novamente o competente AUTO DE CORREÇÃO, EMENDA ou ACRÉSCIMO.
4º - Quando for conveniente que o próprio presidente acumule as funções de Secretário do Conselho, acrescentará as palavras “Presidente-Secretário” e se fizer as vezes de secretário ad-hoc, pela ausência fortuita do secretário efetivo, acrescentará à sua assinatura a expressão “Presidente e Secretário ad-hoc”.
5º - As linhas e trechos das atas que forem deixadas em branco, por engano ou por se tratar de final de ata (ou ainda por só restarem em uma página, após uma ata, duas ou três pautas em branco) deverão ser inutilizadas por uma linha levemente sinuosa.
e ainda MANUAL PARA CONFECÇÃO DE ATAS ELETRÔNICAS
"3.9. REDAÇÃO
3.9.1. Início da ata
“Ata número (número da ata) da reunião do Conselho da (nome da igreja), reunido no dia (dia) de (mês) de (ano) no (local da igreja), sito à (Endereço: Rua, número, bairro), neste município de (cidade e estado). A reunião foi presidida por (nome do presidente da reunião, normalmente o pastor da Igreja). Estavam presentes os presbíteros (presbíteros presentes). Estavam ausentes os (presbíteros ausentes). A reunião teve início às (horário da reunião), com (exercício espiritual).”
3.9.2. Término da ata
“Não havendo mais nada para ser tratado, encerrou-se a presente (horário do término da reunião) com uma oração pelo (nome da pessoa que orou - este trecho pode ser suprimido). E eu presbítero (nome do secretário ou secretário ‘ad-hoc’), secretário do Conselho, a tudo presente, lavrei e assino a presente ata.”
3.9.3. Destaque de textos
O texto com o conteúdo propriamente dito da ata deverá ser, sempre que possível, dividido em itens bem definidos, desta feita permitindo uma melhor utilização dos recursos de formatação de caracter (maiúsculas, negrito, itálico e sublinhado) para destaque dos assuntos mais importantes, permitindo uma rápida pesquisa posterior de informações no texto.
3.9.4. Regras Gerais
Os nomes mencionados na ata deverão sempre constar completos na primeira vez em que são citados. Posteriormente poder-se-á utilizar apenas o nome próprio, ou uma redução que permita identificação única.
Os numerais poderão ser representados na forma de algarismos. No caso de valores monetários que seja de relevante importância, é conveniente completar a representação por algarismos com o valor expresso por extenso.
As abreviaturas consagradas podem ser usadas. Alguns exemplos seguem:
Art. Artigo
C.D. Código de Disciplina
CI/IPB Constituição da Igreja
diác. Diácono
I.P.B. Igreja Presbiteriana do Brasil
N Número
p.f. próximo futuro
p.p. próximo passado
PVRP Presbitério do Vale do Rio Pardo
Pr. Pastor
Pres. Presidente
Presb. Presbítero
Rev. Reverendo
S.A.F. Sociedade Auxiliadora Feminina
Sec. Secretário
Tes. Tesoureiro
U.C.P. União Presbiteriana de Crianças
U.M.P. União de Mocidade Presbiteriana
U.P.A. União Presbiteriana de
Adolescentes
U.P.H União Presbiteriana de Homens
Quando se tratar de inclusão de membros, deverão ser mencionados os seguintes dados:
• Modo da recepção
• Nome Completo
• Sexo
• Filiação
• Naturalidade
• Nacionalidade
• Data de Nascimento
• Profissão
• Alfabetização
• Estado Civil
• Endereço Completo
• Número do Membro conforme Rol de Membros. O número do membro deverá ser
informado logo após o nome, entre parênteses, em destaque (negrito).
4. RESUMO, ANOTAÇÕES E OBSERVAÇÕES
O uso de resumo, anotações e observações é obrigatório, uma vez que completam e/ou facilitam a recuperação de informações da ata, substituindo as anotações marginais na lavratura de atas.
Para esse fim, deve-se utilizar o recurso NOTAS DE RODAPÉ (footnotes), presente em todos os softwares
de processamento de texto da atualidade.
C/2b- 8
5. AS NOTAS DE RODAPÉ
1. Deverão ser referenciadas no texto por número seqüenciais, iniciando e 1 em cada ata;
2. Deverão utilizar a mesma fonte do corpo da ata, mas em tamanho um pouco menor (de 2 a 2,5 mm), como por exemplo ARIAL 10, TIMES NEW ROMAN 10, etc.;
3. Deverão ser separadas do corpo da ata por um traço contínuo, com aproximadamente 10 cm de extensão
(ou seja, não deverá estender-se por toda a largura da página);
4. Esse recurso, quando bem utilizado, permitirá uma busca rápida de quaisquer informações que se deseje
obter que esteja contida na ata;
5. As seguintes notas deverão sempre existir na ata:
• Número da ata, data e hora de início da reunião
• Presbíteros presentes
• Presbíteros ausentes
• Leitura e aprovação de atas
• Chamadas aos assuntos discutidos na reunião, com referência resumidas
• Número da ata, data e hora de término da reunião
6. DIVISÕES DO TEXTO DA ATA
As seguintes divisões do texto da ata são sugeridas:
1. ASSUNTOS INTERNOS
• Ata anterior ( Leitura e aprovação de ata anterior.)
• Atividades Realizadas (Descrição resumidas das atividades e eventos da Igreja ocorridas desde a última reunião do Conselho)
• Atos Pastorais (Atos pastorais como Santa Ceias, Visitas, Funerais, Pregações fora do campo, etc., mencionando-se local e data.)
• Visita dos Presbíteros (Visitas realizadas pelos presbíteros)
• Informações da Tesouraria (Informações e decisões relativas à tesouraria, como saldo, exame das contas, etc.)
• Congregações (Informações e decisões relativas às congregações)
• Junta Diaconal (Informações e decisões relativas à Junta Diaconal)
• Sociedades Internas (Informações e decisões relativas às Sociedades Internas)
• Escola Dominical (Informações e decisões relativas à Escola Dominical)
• Zeladoria
2. ASSUNTOS EXTERNOS
• Presbitério e Outros Concílios
• Correspondências Recebidas
7. TRANSCRIÇÕES
As transcrições de documentos, tais como Atas da Assembléia, Estatutos, etc., quando necessárias, deverão
ser feitas obedecendo-se os mesmos critérios para confecção das atas, exceção feita às assinaturas, que não
deverão constar"
UMA OBSERVAÇÃO PERTINENTE, após alguns anos lidando também com livros de atas das igrejas e concílios por onde passei, reparei uma coisa, que a grande maioria não tem colocado no cabeçalho da ATA como e quando foi convocado o Conselho, já nos concílio superiores isto é quase regra ( salvo quando esquecem). CONTUDO a lei em vigência exige, então no item 3.9.1 poderá ser acrescentado como ocorreu a convocação, por exemplo: "convocado de forma pública nos avisos após culto vespertino de tal dia , estando todos presbíteros presentes e em tempo hábil para comparecimento de todos", ou ainda, "convocados de forma particular a cada um em tempo hábil para comparecimento de todos"
Por que isto? Simples, porque na CI-IPB:
"Art.82 - Será ilegal qualquer reunião do Conselho, sem convocação pública ou individual de todos os presbíteros, com tempo bastante para o comparecimento."
Minha esperança é colaborar para que realmente gastemos mais tempo com o essencial (atos) e o secundário /acessório (atas) seja colocado no seu devido lugar, mantendo a ordem e obedecendo as normas da IPB.
Deus me/nos ajude!
