Rotinas Básicas da Tesouraria

Decidi postar estas rotinas básicas de tesouraria dentro de uma I.P.B. afim de colaborar com aqueles que tem sob seus cuidados os recursos financeiros; evidente que existem muito mais do que isto que escrevo, por isso chamo de BÁSICAS pois bem sei que tem localidades que há outras necessidades específicas, principalmente dependendo do tamanho da igreja e arrecadação.
Espero colaborar para o bom andamento da tesouraria em sua igreja.

Certidões Negativas - sua necessidade!

Ontem recebi uma pergunta que me fez lembrar - não havia escrito nada sobre isto, porque para mim é tão natural, contudo pode não ser para a maioria, logo aqui estou para falar sobre :

CERTIDÕES NEGATIVAS da Igreja ou Concílio ( seja Presbitério, Sínodo ou Supremo Concílio - quaisquer orgãos da igreja que tenha adquirido personalidade jurídica - CNPJ-MF)

Como posso saber de esta tudo em ordem com a Receita Federal, INSS, Prefeitura, SPC, SERASA, etc.?

Simples, pode-se estabelecer uma rotina que seja apresentada as respectivas certidões negativas em um determinado prazo (a cada 6 meses ou anual); eu sempre digo, quem não deve não tem nada a temer, e nenhum presidente e/ou tesoureiro e/ou contador se recusará a tal documento de grande valor para a Comissão de Exame de Contas e também para outros fins que se fizerem necessários.

Por que ?

Já constatei vários IPB tendo dificuldades nesta área porque nunca verificaram a regularidade de sua situação junto a estes orgãos que mencionei; inclusive, a falta de entrega de alguns documentos de praxe a Receita Federal pode acarretar multa a entidade.

Outro erro grosseiro, muda-se a presidência e, acredito eu, por falta de conhecimento ( se for deliberado deveria caber uma disciplina sobre o cidadão) esquece-se de alterar junto aos orgãos competentes o responsável legal pela igreja ou concílio. 

Dá um pouco de trabalho? Sim, dá. Dá canseira correr atrás disto ? Sim. Mas se não deseja isto, então por favor, recuse o cargo, porque ao assumir está implícito responsabilidades decorrentes do mesmo e que, se não compridas, pode gerar transtornos até para o antigo presidente.

Enfim, quem deve pedir isto ?

Na verdade, se eu fosse escolhido presidente, não aceitaria assumir sem que me apresentassem essas certidões, ou no mínimo, que fosse feita uma ressalva com o prazo para entrega. Tanto o contador como o próprio presidente, ou um procurador devidamente instituido poderá solicitar as mesmas, podendo haver algumas despesas para o seu fornecimento!

Para que serve?

Para comprovar que, dentro dos limites especificados em cada uma, a situação encontra-se regular nada constando de dívidas ou pedências juntos a tais orgãos.

Transparência e lisura na administração/presidência é o mínimo que Deus espera de nós.

Há sempre PAZ em Cristo!

Tarefas da Comissão de Exame de Contas

Tem coisas na IPB - igrejas (refiro-me a algumas que conheci - sem generalizar!) que realmente quase nada é ensinado referente este assunto, joga-se na mãos de irmãos cheios de boa vontade, mas que não foram instruidos. Em geral fazem um "ticagem" do livro caixa, vendo se as coisas tem comprovantes e as vezes conferência de saldo (quando enviam as informações!!!).
Vamos tentar contribuir para o melhor desempenho desses queridos irmãos!
TAREFAS DA COMISSÃO DE EXAME DE CONTAS DA TESOURARIA (C.E.C)
1 - Essa comissão deve ser composta preferencialmente por pessoas que tenham uma certa habilidade com números (matemática) e rotinas de escritório como  manuseio de notas fiscais, recibos, R.P.A.,  verificação de cumprimento orçamentário, etc.
1 - A tesouraria da igreja deve remeter de três em três meses os documentos(livro caixa, extratos, notas, recibos,etc.- quando for livro caixa feito a mão, envia-se uma fotocópia e ao final da conferência os mesmos dão um visto no original para que não fique sem o devido registro ou atrase-o! ) bem como os balancetes referente ao período, preferencialmente, protocolar esta entrega, pode ser por um livro de protocolo simples, ou ainda, uma correspondência relatando o que está sendo entregue com o respectivo assinatura e data de quem recebeu.
2 - Esses três membros da comissão deverão marcar um dia (ou mais) para a verificação dos documentos. Segue uma sugestão de roteiro a ser seguido, no caso não é importante se feito a mão ou mecanizado/informatizado (maquina de escrever ou computador):
     1 - Conferir se tudo que está lançado no livro caixa tem os respectivos comprovantes válidos ( explico: há quase uma mania nacional de não se pedir e não fornecer nota fiscal,etc; e a igreja não deve pactuar com isto). No caso das entradas se foram conferidas por mais alguém ( tipo arrecadação conferida pelos diáconos - nomes), se houve receitas de outras origens, tipos juros bancários, alugueis, etc. .
     2 - Se o saldo realmente está batendo, isto é fácil de ser feito usando uma planilha simples do excel ( ou similar usando o computador) e também uma planilha feita a mão mesmo (na ausência de outros recursos), onde constará saldo inicial(para saber ponto de partida), entradas, saidas e saldo.MESMO SENDO FEITO NO COMPUTADOR(livro caixa informatizado) pode estar errado, conferir nunca é demais!
     3 - Se a nomenclatura das contas é coerente com o respectivos comprovantes, exemplo, não dá para aceitar lançamento em Materiais de Limpeza a compra de 2 rolos de fios elétricos, neste caso, seria Manutenção Imovel/Instalações. Ah! E tal conta Despesas Diversas ou Outras Despesas e por ai vai devem ser evitadas ao máximo. Qual é o princípio aplicado aqui: é que qualquer pessoa (com mínimo de conhecimento) consiga entender o que ocorreu com o dinheiro da obra do SENHOR e pagamento de desesas diversas a diversos não explica nada!
    4 - Havendo irregularidades devem ser anotadas e a comissão pode estabelecer critérios quanto as mesmas, exemplo, lançamento em conta errada, nível medio, falta de comprovante, nível grave, atrasos constantes de pagamentos tendo verba, nível gravíssimo! NUNCA a comissão poderá efetuar correções, não é sua tarefa isto!
    5 - Passada essas fases preliminares de conferência, ai entramos na questões dos balancetes, ou em outras palavras, o resumo de onde entrou o dinheiro e como saiu; isto por meio de contas (analíticas e sintéticas) e sua conferência com o orçamento que todo  Conselho deve fazer anualmente. O EXEMPLO abaixo  foi alterado por mim para demonstração; vamos supor que esse fosse um caso real que a C.E.C. estivesse analisando:
a) Verificar se a soma dos itens se confere, (algumas eu fiz NÃO bater, mas pode acontecer na realidade!)
b) As despesas foram superiores ao orçado, mas não superaram as receitas,
    Neste caso, houve aprovação do Conselho para gastos além do orçamento? É necessário que isto fique registrado em ata do Conselho e que este deve dar ciência a C.E.C!
c) No caso aqui, diversas despesas superaram o valor orçado o que deve vir acompanhado das justificativas e aprovação do Conselho quanto as mesmas,
d) Como orçamento é feito anualmente é normal as variações contudo não se pode gastar mais do entra, nem muito menos justificar-se os gastos pelo fato de ter a disponibilidade de caixa, O CONSELHO é que elabora o orçamento, e é o mesmo que pode autorizar ou não suas alterações durante a execução! Nem o pastor presidente, nem o tesouraria podem gastar o dinheiro como e onde quiserem, EXISTE uma diretriz orçamentária decidida em Conselho, o dinheiro não é deles e mais, foi consagrado para a Obra do Senhor, deve-se ter sempre isto em mente!
Obs: em negrito as contas sintéticas e caixa normal as analíticas, a soma destas devem bater com os valores das contas sintéticas!

Orçamento  / Realizado	Previsto p/ ano	Média Mensal		Realizado no ano	Mês jan/??
CONTAS
RECEITAS	61.875,00	5.156,25		71.086,51	5.923,88
Dízimos	50.500,00	4.208,33		46.103,21	3.841,93
Ofertas Vinculadas (construções,etc.)	0,00	0,00		9.867,18	822,27
Ofertas Diversas não vinculadas	10.175,00	847,92		13.916,12	1.159,68
Reembolsos Diversos ( revistas, etc.)	0,00	0,00		0,00	0,00
Saldo Exerc. Anterior	1200,00	100,00		1200,00	100,00
DESPESAS	61.875,00	5.056,25		70.423,52	5.868,63
DESPESAS C/ PESSOAL	36.000,00	3.000,00		36.275,11	3.022,93
Côngruas Pastoral – Honorários	32.400,00	2492,00		33.686,52	2.807,21
Ordenados e Salários	3.600,00	276,00		2.588,59	215,72
ENCARGOS SOCIAIS	6.200,00	516,67		5.453,12	454,43
INSS	700,00	58,33		1.754,39	146,20
FGTS - (zeladora, obreiros...)	2.700,00	225,00		2.101,03	175,09
Outros Desp. Enc. Sociais (IRRF, Contr.Sind..)	1.300,00	108,33		1.597,70	133,14
DESPESAS DE MANUTENÇÃO	2.850,00	237,50		4.290,59	357,55
Energia Elétrica	1.400,00	116,66		2.611,30	217,61
Água e Esgoto	450,00	37,50		431,28	35,94
Limpeza/ Conservação Imobilizado (material...)	600,00	50,00		312,15	26,01
Desp. Impostos e Taxas	200,00	200,00		-
Outras Despesas de Manutenção	200,00	16,66		935,86
DESPESAS GERAIS	5.300,00	441,67		15.379,52	1.281,63
Comunicação (telefones, cartas, anúncios...)	1.600,00	133,33		2.928,01	244,00
Material (escritório, revistas ED, bíblias e outros)	600,00	50,00		2.731,80	227,65
Bancária	300,00	25,00		375,91	31,33
Serviços Contábeis	800,00	66,66		240,00	20,00
Veículos (manutenção e combustível...)	2.000,00	166,66		4.769,07	397,42
Aluguéis Imóveis e Condom	0,00	0,00		-
Despesas Gerais Diversas	0,00	0,00		4.334,73	361,23
EVANGELISMO E MISSÕES	150,00	12,50		357,23	29,77
Missões Transculturais	50,00	4,16		50,00	4,17
Missões Nacionais	50,00	4,16		-
Evangelismo Local ( inclusive repasse a Congr.)	50,00	4,16		307,23	25,60
CONTRIB. REGULAMENTARES	9.102,00	758,50		8.241,01	686,75
Supremo Concílio – IPB	6.068,00	505,66		5.223,45	435,29
Presbitério	3.034,00	252,83		3.017,56	251,46
DESPESAS DEPARTAMENTAIS	1.023,00	85,25		204,79
Junta Diaconal	1.723,00	143,58		204,79	17,07
UCP	100,00	8,33		-
UPA	100,00	8,33		-
UMP	100,00	8,33		-
SAF	100,00	8,33		-
UPH	100,00	8,33		-
DESPESAS DE CAPITAL	0,00	0,00		-
Móveis e Utensílios	0,00	0,00		-
Oferta Especiais	0,00	0,00		207,15
Ofertas especiais	0,00	0,00		207,15	17,26
Ajustes e Estornos de Lançamentos	0,00	0,00		15,00
Ofertas especiais	0,00	0,00		15,00	1,25

A COMISSÃO tem poderes para não aprovar as contas, ou ainda, solicitar esclarecimentos e determinadas as devidas correções, instruindo também para que as mesmas não aconteceçam novamente ( acontece muito erros,  mais por desconhecimento mesmo!).
Estando tudo de acordo prestará esta comissão um relatório simples, dando por aprovada as contas e respectivo arquivamento dos documentos pelo tempo legal ( Como geralmente o volume é pequeno, recomendo que seja guardado, não queime ou jogue fora após cinco anos, já vi casos de necessitarem de documentos após 5 anos e só encontraram porque fora guardado!)
AH! Tudo isto NÃO SUBSTITUI A CONTABILIDADE LEGAL dos documentos que deve ser feitas normalmente, para isto contratando os serviços contabéis de algum escritório ou contador devidamente credenciado ( quando a Igreja não possuir contabilidade própria - ainda não vi uma igreja neste nível, tendo contador contratado para controlar sua contabilidade, mas pode acontecer!)
Noutra postagem tratarei sobre a leitura/interpretação do orçamento e a condução da Igreja,
Outras questões podem ser levantadas é so escrever!
PAZ - em Cristo!
ACRÉSCIMO EM  12/03/2011 - A C.E.C. deverá ser mais ágil no final do período eclesiástico/contábil ( ainda que comissão tenha 3 meses de prazo para análise e parecer sobre os últimos três meses entregues pela tesouraria), pois no meu entender não se deve eleger nova tesouraria sem que as contas da anterior estejam aprovadas, inclusive para que prestação de contas a Assembléia seja mais confiável neste quesito e trazendo mais tranquilidade para quem for exercer o cargo posteriormente! Assim acontece nos Concílios Superiores e deve se aplicar também ao Conselho, a igreja local!